عملیات انبارگردانی یکی از دقیق ترین روش های کنترل موجودی انبارهاست و همینطور از طولانی ترین عملیاتی است که معمولا در انبارها صورت می گیرد. اما میتوان با استفاده از نرم افزار مدیریت انبار این عملیات را سرعت بخشید.

سازمان ها و شرکت های بزرگ علی الخصوص آنهایی که تنوع محصول و مشتریان زیادی دارند، برای نظم دادن به کالاها و دسترسی راحت تر به آنها می بایست کالاهای خود را بر اساس اصول صحیح در انبار سازمان طبقه بندی و نگهداری کنند. در چنین انبارهایی با تنوع و تعداد بالای کالا، همیشه یکی از مهمترین نکات، انبارگردانی به موقع و صحیح است. این مسئله آنقدر مهم است که می تواند تا حد زیادی بر سود و ضرر سازمان، اثر بگذارد.

این کار در انبارهای شرکت های بازرگانی، تولیدی و صنعتی معمولا به صورت سالانه انجام می شود اما با توجه به نوع کالاها، ابعاد و اهمیت آنها و همچنین میزان فروش، ممکن است به صورت شش ماهه، سه ماهه و یا با تغییر فصل و آب و هوا هم انجام شود. به همین دلیل این کار باید بسیار دقیق و اصولی انجام شود.

به طور کلی هر کاری که در راستای حفظ و نگهداری از کالاها در انبار انجام شود انبارگردانی نام دارد. کارهایی که طی عملیات انبارگردانی انجام می شود شامل موارد زیر می گردد.

• شمارش کالاها و سنجش کیفی آنها
• تگ گذاری کالاها
• کنترل فیزیکی فضای انبار
• بررسی عدم مغایرت تعداد کالاها با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری و کاردکس کالا

دلایل اهمیت عملیات انبارگردانی

هر کسب و کار مبتنی بر محصول به عنوان بخشی از کنترل موجودی انبار خود باید اطمینان حاصل کند که لیست موجودی کالاهایش کاملا دقیق است. در برخی کشورها، حتی یک الزام قانونی است. اما حتی اگر طبق قانون مجبور به انجام این کار نباشید، در اینجا سه دلیل کلیدی وجود دارد که چرا باید به طور مرتب کالاهای خود را بررسی کنید.

مزایای انبار گردانی

• کاهش خطای انسانی پرسنل انبار
• جداسازی کالاهای مخدوش از سالم
• جلوگیری از زیان به علت ثبت سفارش های تکراری و یا تغییر ناگهانی قیمت
• سنجش میزان موجودی
• ایجاد نظم فیزیکی در انبار
• اصلاح میزان کسری و اضافه موجودی
• تطابق دادن موجودی کالا با کاردکس و انبار

نحوه انجام انبار گردانی

چند مرحله وجود دارد که هر کسب و کاری باید هنگام ثبت سهام دنبال کند. به طور کلی، این موارد را می توان به سه مرحله تقسیم کرد: قبل، حین و بعد از شمارش.

قبل از شمارش

تعیین دقیق ساعت و تاریخ شروع شمارش:

اول از همه، تاریخ و ساعت شروع شمارش را تعیین کنید. هیچ عاملی نباید در پروسه شمارش موجودی کالاها باعث حواس شما شود، بنابراین اگر احتمال می دهید حین عملیات، مشکل یا وقفه ای پیش بیاید، عملیات را به روز یا ساعت دیگری موکول کنید.

مشخص کردن دقیق وظایف همه افراد تیم:

سپس، وقت آن است که وظایف همه افراد دخیل در این امر را مشخص کنید. همه باید از چگونگی پیشرفت روند باخبر باشند و از وظایف خود به خوبی آگاه باشند.

توقف خرید و فروش محصولات:

تمام خرید و فروش خود را متوقف کنید. در غیر این صورت، موجودی ورودی و خروجی انبار با ارقام شما مطابقت نخواهد داشت.

سازماندهی مکان انجام عملیات:

مکانی را که در آن شمارش انجام می شود سازماندهی کنید. داشتن یک فضای تمیز کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که اختلالی در روند شمارش پیش نخواهد آمد.

در حین شمارش

آنچه در روز شمارش اتفاق می افتد به روند انتخابی شما بستگی دارد. با این حال، چند نکته وجود دارد که هر کسب و کاری باید از آنها پیروی کند تا بتواند به راحتی پیشرفت کند:

بررسی دقیق همه کالاها:

وقت بگذارید و همه چیز را به خوبی بررسی کنید و فقط به شمارش برچسب ها و تگ های قفسه ها و جعبه ها بسنده نکنید.

انجام عملیات بر اساس یک دستورالعمل مشخص:

شمارش را بر اساس دستور العمل مکتوب انجام دهید. اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما همین روند را به ترتیب دنبال می کنند، نه برعکس.

استراحت کنید:

شما نیاز دارید که همه کسانی که درگیر عملیات انبارگردانی هستند تا حد امکان متمرکز باشند، بنابراین داشتن برنامه منظم برای استراحت، واقعاً به پیشرفت کار کمک می کند.

بعد از شمارش

اتمام شمارش کالاها به این معنی نیست که کار تمام شده است. هنوز چند مرحله دیگر باقی مانده است که رعایت نکردن آنها به منزله این است که از تمام کارهایی که در مراحل قبل انجام داده شده، بی فایده بوده است.

بررسی دقیق آمار به دست آمده:

اول از همه ارقام خود را بررسی کنید. هرچه تعداد دفعات بیشتری بررسی کنید، مطمئن‌تر می‌شوید که همه چیزی که وجود دارد، درست است. هنگامی که 100٪ مطمئن شدید، وقت آن است که همه چیز را در سیستم موجودی خود آپلود کنید.

اکنون زمان آن رسیده است که مواردی را که رو به اتمام هستند دوباره سفارش دهید و نتایج برداشت خود را تجزیه و تحلیل کنید. به اختلافات – عمده یا جزئی – بین ارقام شمارش و سیستم خود توجه ویژه ای داشته باشید.

عدم مطابقت موجودی را جدی بگیرید:

هر گونه اختلاف موجودی زنگ خطری برای کسب و کار شما است، حتی اگر متوجه شوید که در واقع موجودی بیشتری نسبت به آنچه فکر می‌ کردید دارید. این مسئله اغلب نشانه یک مشکل بزرگ در کنترل موجودی شماست که اگر به حال خود رها شود ممکن است فاجعه بار باشد. و همچنین نشان دهنده این است شما سازمان خود را بر اساس اطلاعات نادرست اداره می کنید.

هنگامی که با یک اختلاف روبرو می شوید، اولین کاری که باید انجام دهید این است که علت آن را کشف کنید. ممکن است یک خطای انسانی ساده باشد (قرار دادن چیزی در جای اشتباه یا وارد کردن نادرست داده ها در سیستم). اما این احتمال هم وجود دارد که یک مشکل جدی مانند سرقت یا مسائلی از این دست علت این اختلاف موجودی باشد.

وقتی که بدانید چه عاملی باعث این اختلاف شده است، می توانید اقداماتی را انجام دهید تا اطمینان حاصل کنید که این اتفاق دوباره تکرار نمی شود. این مسئله ممکن است منجر به تغییراتی در فرآیندهای انبارداری شما شود مانند استفاده از یک نرم افزار مدیریت انبار جدید.

انواع انبارگردانی

انبار گردانی به دو صورت سنتی و مدرن انجام می شود که طبق گزارش موتورولا در سال 2018 هنوز 41 درصد از انبارها از روش سنتی برای عملیات انبارگردانی استفاده می کنند که در این روش احتمال خطا بسیار بالاست و فوق العاده وقت گیر است.

امروزه به دلیل اهمیت صرفه جویی در زمان و جلوگیری از خطای انسانی در پروسه انبارگردانی، این کار با استفاده از انواع نرم افزار مدیریت انبار انجام می شود.

سیستم مدیریت انبار یا Warehouse Management System راهکار جامعی برای حل معضلات انبارداری سنتی است و به شدت در افزایش سرعت فرایند پخش و فروش موثر است.

نرم افزار مدیریت انبار MasterWMS توسط تیم سامیان سافت در سال 1385 طراحی شده است. در تمام این سال ها با توجه به نیازهای مشتریان و با استفاده از تکنولوژی های روز، بهبود مستمر روی سیستم انجام شده است. این نرم افزار مدیریت انبار حاصل همکاری تیم های فنی، تحلیل و استقرار سامیان سافت است که در شناخت الزامات، تشخیص راه حل و اجرا و بهینه سازی فرآیندهای انبارداری تخصص دارند.

ویژگی های نرم افزار مدیریت انبار MasterWMS

• مدیریت زمان: کاهش رفت و آمد در انبار با آدرس دهی نزدیک ترین قفسه به کاربر
• اولویت بندی: امکان اولویت بندی درخواست های جورکنی و خروج
• مستقل یا یکپارچه: امکان استفاده از نر‌م افزار هم به صورت مستقل و هم به صورت یکپارچه با سیستم مدیریت منابع سازمانی (ERP)
• نظارت بر نیروها: امکان ارزیابی دقیق عملکرد نیروهای انبار و تخصیص پورسانت به آن ها
• تکنولوژی روز: هماهنگی کامل با سیستم های ASRS (سیستم اتوماتیک انبارش و بازخوانی کالا)

در حال حاضر در حوزه های زیر فعال و در حال خدمت رسانی هستیم و با مفاهیم ویژه کسب و کارهای این حوزه ها آشنایی داریم.

• پخش: مشتریان فعال ما در این حوزه شکوفامنش، محیا دارو، گلرنگ عراق و …
• تولید: در این حوزه با سازمان هایی نظیر کیمیاداران، کامل برچسب و … همکاری داریم.
• خرده فروشی: در حوزه خرده فروشی در حال خدمت رسانی به شرکت هایی نظیر لیلیان مد، بانی مد و خانومی هستیم.
• لجستیک: در این حوزه با تیم رابین لجستیک همکاری داریم و در حال رایزنی برای اخذ قرارداد با دیگر سازمان ها هستیم.

برای آشنایی هرچه بیشتر با این نرم افزار مدیریت انبار و مطالعه ماژول ها و قابلیت های آن پیشنهاد می کنیم حتما سری به سایت اختصاصی MasterWMS بزنید.